MANUAL DE USO DEL SOFTWARE “RESIDENTES.CL” Administración de Edificios y Condominios

INTRODUCCIÓN

A continuación usted podrá revisar una serie de pasos, que conducen a uno de los principales objetivos de su servicio como Administrador, esto es, Manejar la información Administrativa de la Comunidad para llegar a tomar las mejores decisiones y resolver de la misma forma, problemas semejantes en el futuro.

Para ello, además del conocimiento y experiencia, es necesario seguir el método más apropiado para enfrentar con éxito los requerimientos de las Comunidades y los problemas que la afectan para lo cual ahora dispone de esta fundamental herramienta.

El presente Manual contiene un primer capítulo donde se muestra una descripción de los pasos a seguir en cada uno de los procedimientos claves en la administración de Comunidades y un segundo capítulo donde describe las diferentes componentes y funcionalidades del Software.

Capitulo 1. PROCESOS CLAVES

Nuestra experiencia en la Administración de Edificios nos ha permitido determinar que los procesos claves son los siguientes:

1. Emisión de Avisos de Cobro

2. Emisión de Gastos Comunes

3. Registro de Ingresos

4. Conciliación bancaria

5. Emisión de Liquidaciones de Sueldo

1. Emisión de Avisos de Cobro

La emisión de Avisos de Cobro con el Software Residentes.cl es súper ágil y rápida, sin embargo requiere que previamente se hagan los siguientes subprocesos:

1. Carga de datos de la Comunidad (Sólo al iniciar el uso del sistema)

2. Carga de Datos de Comuneros (Sólo al iniciar el uso del sistema)

3. Monto mensual a prorratear (correspondiente al mes en proceso)

4. Traspaso de saldos y emisión de multas (correspondiente al mes en proceso)

5. Carga de seguros (correspondiente al mes en proceso)

6. Cuotas fijas (correspondiente al mes en proceso)

7. Lectura de consumos de agua caliente (correspondiente al mes en proceso)

8. Consumos de Gas y Agua por Calderas (correspondiente al mes en proceso)

9. Notas generales e individuales (correspondiente al mes en proceso)

Una vez ingresados los puntos anteriores al hacer clic en el Botón “Avisos de Cobro” de los Informes del Panel Central, se emiten en pantalla los avisos de cobro, para luego dar la instrucción a imprimir.

1.1. Carga de datos de la Comunidad (Sólo al iniciar el uso del sistema)

Al hacer clic en el botón “Comunidades” de los Mantenedores del Panel Central, se accede a la pestaña “Identificación de la comunidad” donde se asigna un número de Centro de Costo que identificará a la Comunidad y se registran los datos de ésta; Razón Social, Rut, Dirección y Comuna, Nombre y Rut del Representante Legal. E-Mail: Se ingresa el correo electrónico del Administrador o el nombre de la Comunidad en el dominio Residentes.cl nombrecomunidad@residentes.cl , (opcional), para uso exclusivo de las comunicaciones por Internet entre los residentes y el Administrador.

En la pestaña “Datos Relacionados” se registra el Tipo de Unidades de Vivienda de la Comunidad, Departamento: Dpto. y/u Oficina: Of. y/o Local: Loc., el porcentaje del Fondo de Reserva, el día de vencimiento del pago de los gastos comunes, el Banco y Número de Cuenta Corriente, la Caja de Compensación y la Mutual de Seguridad a que esté afiliada la Comunidad.

En la pestaña “Documentos” se mantienen seleccionados los documentos personalizados para cada comunidad en cada tipo de documento.


1.2. Carga de Datos de Comuneros (Sólo al iniciar el uso del sistema)

Al hacer clic en el botón “Residentes” de los Mantenedores del Panel Central, se accede a la pestaña “Propietario Arrendatario Corredor”, donde seleccionando el N° de departamento, se ingresan los datos del Propietario y/o Arrendatario y/o Corredor de Propiedades y luego se selecciona en el recuadro “Avisos”, presionando aquel al que se deberá enviar el Aviso de Cobro de los Gastos Comunes mensuales.

Al seleccionar la pestaña “Alícuotas” se ingresan los porcentajes de contribución que corresponde a cada unidad de vivienda y/o bodega y/o estacionamiento, según lo establezca el respectivo reglamento de Copropiedad.


1.3. Monto mensual a prorratear (correspondiente al mes en proceso)

Al hacer clic en el botón “Gastos Comunes” de los Datos Mensuales del Panel Central, se accede a la ventana donde se ingresa el monto total a prorratear por concepto del mes que indique el informe de resumen de gastos comunes o el monto fijo preestablecido por la Comunidad.


1.4. Traspaso de saldos y emisión de multas (correspondiente al mes en proceso)

Al hacer clic en el botón “Traspaso de Saldos” de los Generadores del Panel Central, aparece la ventana previa dónde al presionar “Continuar” se transfieren los saldos de los pagos del mes anterior como Saldo Anterior al mes en curso, se generan las multas asociadas y cualquier otra información necesaria que deba considerarse que corresponda al mes anterior.


1.5. Carga de seguros (correspondiente al mes en proceso)

Al hacer clic en el botón “Seguro“” de los Datos Mensuales del Panel Central, aparece la ventana donde se carga la cuota de seguro a cobrar, (El total, si es prorrateada, o el monto en pesos o en UF, si es Fija).

1.6. Cuotas fijas (correspondiente al mes en proceso)

Al hacer clic en el botón “Cuotas Fijas“” de los Datos Mensuales del Panel Central, aparece la ventana donde se registra el motivo y los montos a cobrar.


1.7. Lectura de consumos de agua caliente (correspondiente al mes en proceso)

Al hacer clic en el Botón “Lecturas Agua Caliente”, se ingresa la lectura actual de los medidores correspondientes a cada vivienda. (Nota: el sistema funciona comparando dos lecturas, por o tanto necesita el registro de las lecturas del mes anterior).


1.8. Consumo de Calefacción (correspondiente al mes en proceso)

Al hacer clic en el Botón “Gastos Caldera”, Se ingresan las cuentas de gastos de gas y de agua fría y el número de metros cúbicos de agua.


1.9. Notas generales e individuales (correspondiente al mes en proceso)

Al hacer clic en el Botón “Notas de Avisos” de los Datos Mensuales del Tablero de Control, se ingresa la información particular o genérica que se requiera hacer llegar a los Propietarios y Arrendatarios, relacionados con los Gastos Comunes cobrados u otros, que se estime necesario.


2. Emisión de Gastos Comunes

La emisión de Gastos Comunes con el Software Residentes.cl es súper ágil y rápida, sin embargo requiere que previamente se hagan los siguientes subprocesos:

1. Determinación de Cuentas a utilizar (Sólo al iniciar el uso del sistema)

2. Emisión de Vouchers o Comprobantes (correspondiente al mes en proceso)

3. Registro de Saldos Bancarios

4. Registro de Instrumentos Financieros

Una vez ingresados los puntos anteriores al hacer clic en el Botón “Gastos Comunes” de los Informes del Panel Central, se emite en pantalla El resumen de los Gastos Comunes del mes en proceso, para luego dar la instrucción a imprimir.

2.1. Determinación de Cuentas a utilizar (Sólo al iniciar el uso del sistema)

Al hacer clic en el Botón “Cuentas” de los Mantenedores del Tablero de Control, se ingresan las Cuentas de Activos, de Ingresos y de Egresos que se utilizarán para el registro en detalle de todos los movimientos contables de la Administración.


2.2. Emisión de Vouchers o Comprobantes (correspondiente al mes en proceso)

Al hacer clic en el Botón “Voucher”” de los Generadores del Tablero de Control, se ingresa los datos del Voucher o comprobante, clasificando el movimiento como Egreso, Traspaso o Ingreso. Una vez ingresado el Número de Voucher/Comprobante, Tipo, Fecha y una Glosa explicativa del Egreso, se hace clic en el Botón “Guardar registro”, el cual abrirá la ventas de movimientos donde se registra cualquier movimiento diferente al pago de los Gastos Comunes, de las cuentas contables de la Comunidad.


2.3. Registro de Saldos Bancarios (del mes en proceso)

Al hacer clic en el Botón “Saldos Banco”” de los Datos Mensuales del Tablero de Control, se ingresa el resumen mensual de la cartola de la cuenta corriente de la comunidad, del mes en proceso.


2.4. Saldo Instrumentos Financieros

Al hacer clic en el Botón “Instrumentos Financieros”” de los Datos Mensuales del Tablero de Control, se ingresa el resumen mensual de la cartola de los depósitos a plazo, fondos mutuos u otros de la comunidad, correspondiente al mes en proceso.

 

Dagoberto Aránguiz Torres

Ejecutivo TI

www.residentes.cl
Software para Administración de Condominios

Tel: (56-02)  735 2070

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